Die erste Frage, die sich stellt, lautet: Soll die Datenbank individuell programmiert werden, oder bietet sich die Nutzung von Datenbank-Software wie FileMaker an? Softwarelösungen wie FileMaker bieten einige Vorteile. Sie erlauben einem großen Personenkreis ein effizientes und zielgerichtetes Entwerfen, Einrichten und Aktualisieren von Datenbanken. Für die Erstellung, Wartung und Aktualisierung individueller Datenbanklösungen wird dagegen zumeist ein Programmierer mit Kenntnissen in Datenbankprogrammierung und Zugang zur Datenbank-Dokumentation benötigt. Gerade für Lösungen, die nach Fertigstellung von Ihnen selbst verwaltet werden sollten, stellen Softwarelösungen wie FileMaker eine gute Wahl dar.
Den Vorteilen allgemeiner Softwarelösungen stehen jedoch auch Nachteile gegenüber. Hohe Anschaffungskosten gesellen sich zu teils nicht geringen Einarbeitungszeiten. Individuelle Wünsche können unter Umständen nicht realisiert werden. Gerade bei spezialisierten individuellen Datenbanklösungen sollte daher eine individuelle Programmierung in Erwägung gezogen werden. Diese kann nicht nur auf Ihre Wünsche angepasst, sondern bei Bedarf auch mit weiteren Individualprogrammen wie Analysetools kombiniert werden.
Selbstverständlich stellen wir Ihnen eine umfassende Dokumentation über die Umsetzung Ihrer individuellen Datenbanklösung zur Verfügung. Auf Wunsch übernehmen wir gerne Aktualisierungen und Wartungen der Datenbank.

Nach der Entscheidung für eine kommerzielle oder eine individuelle Datenbanklösung entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen die Konzeption Ihrer Datenbank und Nutzeroberfläche. Wir besprechen und diskutieren gemeinsam mit Ihnen die Anwendungsbereiche und Beschaffenheit der Informationen. Auf dieser Basis entwickeln wir passende Datentypen, Standards und Entwurfsvorlagen. Dabei achten wir auf eine möglichst hohe Kompatibilität mit den gängigen und standardisierten Datentypen und Strukturen, damit Ihre Lösung bei Bedarf mit anderen Programmen kombiniert werden kann.
Nach einer gemeinsamen Abschlussdiskussion des Konzepts setzen wir die Lösung in eine fertige und nutzbare Programmversion um.

Um Ihre Datenbank optimal auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden zu können, benötigen wir von Ihnen nicht nur möglichst viele Informationen über die Objekte und Angaben, die Sie erfassen wollen. Wir müssen auch verstehen, wofür sie diese Angaben erfassen wollen.
Daher besprechen wir mit Ihnen in unseren Vorgesprächen Ihre Wünsche und Bedürfnisse und setzen uns intensiv mit den Objekten und Angaben auseinander, die in der Datenbank erfasst werden sollen.
Unser Schwerpunkt liegt auf der Erfassung historischer Artefakte, Bilder und digitaler Modelle, sowie bibliographischer Informationen. Auf Wunsch übernehmen wir auch andere Datenbankinhalte.

In einem Brainstorming entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team eine möglichst detaillierte und präzise Konzeption der Angaben und Objekte, die Sie in Ihrer Datenbank erfassen wollen. In diesem Rahmen widmen wir uns unter Anderem den Fragen, welche Teilaspekte der Objekte erfasst und als Eingabefelder angelegt werden sollen, wie diese Teilaspekte strukturiert und geordnet werden sollen, und ob gegenseitige Abhängigkeiten benötigt werden. Auch Such- und Auswertungsoptionen besprechen wir mit Ihnen.

Für eine strukturierte Datenerfassung und -suche konzipieren wir die Eingabefelder der Datenbank entsprechend der zu erwartenden und/oder gewünschten Eingabewerte. Beispielsweise können Felder mit Größenangaben und voreingestellten Einheiten Zahlenwerte akzeptieren, Buchstaben aber ablehnen. Die Abfrage einer eigenen Objekt-Autopsie kann nur mit "Ja" oder "Nein" beantwortet werden. Bei einer Objektbeschreibung ist der Eingabebereich flexibel und offen gehalten.

Relationale Datenbanken sind am weitesten verbreitet, da sie sich leicht erstellen und verwalten lassen. Sie basieren auf Verlinkungen zwischen Tabellen, in denen die Daten in strukturierter Form abgelegt werden. Durch diesen Aufbau sind relationale Datenbanken besonders gut für große Datenmengen mit wenigen wiederkehrenden Strukturen und Attributen geeignet.
Weisen die Daten komplexe Strukturen und/oder sehr heterogene Eigenschaften auf, sind objektorientierte Datenbank gegenüber relationalen Datenbanken im Vorteil. Sie basieren auf den Konzepten der objektorientierten Programmierung. Die Datengruppen werden als Objekte modelliert und mit den jeweiligen Attributen (Farbe, Gewicht, Fundort etc.) versehen. Jeder Datensatz bildet eine Instanz (eine konkrete Ausprägung mit Datenwerten) dieses abstrakten Objekts. Durch die komplexe Struktur der Objekte enthält die Datenbank ein Verständnis dafür, welche Objekte und Instanzen zusammengehören. Zusammenhänge zwischen den Daten sind so in der Datenbankstruktur selbst enthalten.

Die Gestaltung einer intuitiv verständlichen, leicht zu bedienenden und nicht zuletzt anschaulichen Nutzeroberfläche spielt für die alltägliche Arbeit mit einer Datenbank eine entscheidende Rolle. Ein Einpflegen der Daten in nicht oder nur eingeschränkt verbundene Tabellen kann Zusammenhänge verschleiern. Komplizierte Eingabemasken machen unklar, welche Informationen in welches Eingabefeld einzupflegen sind. Eine optisch ansprechende Nutzeroberfläche macht nicht nur das eigene Arbeiten angenehmer; es verbessert auch die Außenwirkung bei einer Publikation der Datenbank in Vorträgen und/oder im Internet.

Jede Eigenschaft der Datenbank erhält ein Eingabefeld in einer graphischen Oberfläche, dessen Eigenschaften, Größe und Positionierung an seinen Inhalt angepasst sind. Tastenkürzel, Verlinkungen und Menüfelder erleichtern das Navigieren zwischen den Feldern und Ansichtsseiten. Die Hauptseite der Datenbank wird so konzipiert, dass die zentralen Informationen auf einen Blick zugänglich sind.
Unsere Zeiten der großen Vielfalt an Ausgabemedien und Displayformaten fordern ein dynamisches Layout der graphischen Nutzeroberfläche, insbesondere, wenn die Datenbank im Internet veröffentlich werden soll. Ein auf einem Bildschirm perfekt ausgerichtetes Layout kann auf einem anderen Medium verzerrt und unpraktisch erscheinen. Gerade bei einer Online-Präsentation der Datenbank empfiehlt sich die Gestaltung von mindestens zwei responsiven Layouts: für den üblichen Desktop im Querformat und für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. Die Eingabefelder müssen in beiden Ansichten gut sichtbar und auswählbar sein. Gerade bei mobilen Geräten muss die Bedienbarkeit mit einem Finger gewährleistet sein.

Werden einzelne Daten versehentlich oder gar vorsätzlich verfälscht und/oder gelöscht, kann die Nutzbarkeit der Datenbank massiv beeinträchtigt sein. Gleiches gilt bei einer Eingabe fehlerhafter Angaben und/oder Daten in Formaten, die mit der Datenbank nicht kompatibel sind.

Beim Anlegen einer Datenbank ist darauf zu achten, dass die in ihr enthaltenen Daten ausreichend geschützt sind. Die langfristige Kompatibilität der Software mit den genutzten Betriebssystemen muss gewährleistet sein. Die Eingabefelder werden so konzipiert, dass Formatfehler bei der Eingabe korrigiert, angemerkt oder abgewiesen werden. Unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für einzelne Nutzer und Nutzergruppen ermöglichen eine Kontrolle der eingegebenen und ausgelesenen Inhalte.
Während der Arbeit kann ein regelmäßiges automatisches Speichern Datenverlust verhindern. Regelmäßige automatische Sicherungen der Daten durch Backups auf mehrere Speichermedien gewährleisten im Störungsfall einen Rückgriff auf einen intakten Zustand der Datenbank.

Nach der Fertigstellung bzw. Anpassung der Datenbanksoftware oder -anwendung beginnt die eigentliche Nutzung der Datenbank: Einträge werden abgerufen, erstellt und bearbeitet, gelöscht, mit anderen Nutzern geteilt oder in Gruppen ausgewertet.
Die damit einhergehende Weiterentwicklung der eigenen Vorgehensweise kann zu Änderungswünschen bei den erfassten Dateneingeschaften, Wertebereichen und/oder dem genutzten Layout und bereitgesellten Analysemitteln führen. Sich verändernde Betriebssysteme und Softwarepakete, die gemeinsam mit der Datenbank genutzt werden sollen, können zu Kompatiblitätsproblemen führen. Um einen Datenverlust zu vermeiden, sollte eine Datenbanksoftware daher regelmäßig gepflegt, gewartet und bei Bedarf überarbeitet werden. Häufigkeit, Umfang und Beschaffenheit dieser Maßnahmen bestimmen sich nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Gemeinsam entwickeln wir eine Strategie, mit der Sie Ihre Datenbank langfristig ideal nutzen und weiterentwickeln können.